歷下區住房保障和房產(chǎn)管理局狠抓“四個(gè)到位”，確保檔案正確歸檔、安全保管、有效使用，檔案管理工作得到切實(shí)加強，綜合檔案室全部實(shí)現了規范化管理。
一是組織領(lǐng)導到位。建立綜合檔案管理室，明確檔案工作由一名局領(lǐng)導分管，局檔案館統一管理，在各科室設兼職檔案管理員，對檔案材料進(jìn)行收集整理，定期移交局檔案館，局檔案館設專(zhuān)職檔案管理人員負責檔案的檢索、查找、送閱。在全局上下形成了局長(cháng)親自過(guò)問(wèn)，分管局長(cháng)直接抓、職能機構具體抓、相關(guān)機構配合抓的工作網(wǎng)絡(luò )。
二是制度規范到位。建立健全了《檔案工作人員崗位責任制》、《檔案收集制度》、《檔案保管制度》、《檔案借閱利用制度》、《檔案資料保密制度》等十六項制度，并對各類(lèi)檔案進(jìn)行詳細分類(lèi)、定位，以方便查閱，提高了檔案的利用效率，使檔案管理由“靜態(tài)管理”轉變?yōu)?ldquo;動(dòng)態(tài)管理”，“死檔案”變成了“活檔案”。
三是設施投入到位。將直管產(chǎn)檔案、私房檔案、文書(shū)檔案劃分為三個(gè)區域分別管理，并實(shí)行了“三室分開(kāi)”，即檔案室、閱檔室、辦公室分開(kāi)。按照庫房“九防”要求，綜合檔案室配備了溫濕度計、空調、去濕機、消毒滅菌機、滅火器、吸塵器等各類(lèi)現代化保障器材，進(jìn)一步促進(jìn)了檔案管理工作的規范化，為檔案管理工作奠定了堅實(shí)的基礎。
四是后續管理到位。為規范檔案基礎資料，加強對各類(lèi)業(yè)務(wù)檔案的收集工作，實(shí)行嚴格手續、嚴格把關(guān)、嚴格質(zhì)量的“三嚴”政策，確保檔案質(zhì)量。充分利用檔案管理系統，實(shí)現電子快速檢索，同時(shí)與市住房保障管理局聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現了產(chǎn)權檔案的電子、紙質(zhì)檔案雙項管理，有效提升了檔案管理水平、服務(wù)質(zhì)量和利用效率，為窗口服務(wù)工作提供了有力保障。